Cât de mult contează prezentările pe care le susținem?

„By failing to prepare, you are preparing to fail”

–  Benjamin Franklin –

Prezentările din sfera business au câștigat, în ultimii ani, tot mai mult teren. Conferințe, workshop-uri și multe alte evenimente ne solicită din ce în ce mai mult, fie că alegem să participăm în public, fie că le organizăm sau că suntem invitați pe scenă. În acest context, ne-am propus să aflăm de la Cosmina Bucur, fondatoarea agenției Aesthetic Style Communication, cât de mult contează aceste prezentări sau discursuri pe care le susținem și care este impactul lor în activitatea noastră.

EBW: Cosmina, tu ești consultant în comunicare și te-ai axat pe elaborarea de discursuri și prezentări. Ce faci, mai exact?

Cosmina Bucur: Consolidez credibilitatea speakerilor, prin intermediul prezentărilor și discursurilor pe care aceștia le susțin. Pun accentul foarte mult pe conținutul ce urmează a fi livrat, deoarece aceasta este o zonă neglijată, de multe ori. Oamenii consideră că dacă sunt specialiști în domeniul lor e suficient pentru a susține o prezentare bună. Aș spune că este o condiție necesară, dar nu suficientă, ca la matematică : ) E important să corelezi mesajul cu audiența, să filtrezi esențialul din numeroasele informații pe care le deții și, mai ales, să creionezi o structură pe care să o decorezi apoi cu aceste informații.

EBW: Cum ai ajuns să faci asta?

Cosmina Bucur: Am înființat agenția în 2017, după 10 ani de job full-time. În toți acești ani de muncă s-a întamplat, de câteva ori, să susțin chiar eu prezentări, începând de prin anul II de facultate. Însă, de mai multe ori, am contribuit la elaborarea prezentărilor altor persoane, fără să mă gândesc vreo clipă că aceasta ar putea deveni o activitate de business pentru mine. Până într-o zi, când am simțit nevoia să contribui mai mult și la mai multe prezentări pe care le vedeam pe scena evenimentelor la care participam.

EBW: Spuneai mai devreme că informațiile pe care le aducem în fața publicului au nevoie de o structură. Contează chiar atât de mult această structură?

Cosmina Bucur: Da. Ea este ca un schelet, care păstrează toată informația la un loc, în forma cea mai potrivită. Este esențial să știm din ce punct plecăm, în ce punct vrem să ajungem și care este traseul pe care îl vom urma. Altfel, există riscul ca la final publicul să se întrebe “Despre ce a fost vorba?”.

EBW: De ce consideri că sunt atât de importante prezentările și discursurile pe care le susținem?

Cosmina Bucur: Fie că ne referim la prezentări externe sau la prezentări derulate în interiorul companiei, acestea ne ajută să ne consolidăm credibilitatea. În fața unor potențiali clienți, în fața partenerilor de business, în fața angajaților sau a publicului larg…Sau, dimpotrivă, o prezentare insuficient pregătită ne poate deteriora serios imaginea profesională.

EBW: Ce părere ai despre a fi natural și a improviza pe scenă?

Cosmina Bucur: E foarte important să fii natural, sincer, deschis către public. În același timp, pentru a putea ajunge la nivelul unei improvizații de bună calitate e nevoie de foarte multă pregătire. Din păcate, unii vorbitori aleg să nu se pregătească, de teamă să nu pară că recită o poezie. Însă, așa cum spunea Chris Anderson, directorul TED: “Când oamenilor li se pare că un discurs sună exersat, problema nu este prea multă exersare, ci prea puțină.”

EBW: Ce parere ai despre PowerPoint? Mulți se feresc să îl mai folosească.

Cosmina Bucur: Inițial, PowerPoint a fost privit ca un ajutor prețios pentru antreprenori, manageri sau oameni de vânzări. Ulterior, a devenit un fel de „Rățușca cea Urâtă”. Asta s-a întâmplat, în principal, pe fondul utilizării sale în mod necorespunzător.

Slide-urile pline de informații, similare unor documente word, tabelele și graficele încărcate și greu de descifrat sau prea multe culori, obositoare pentru ochi, au făcut din PowerPoint un instrument arătat cu degetul și pus la colț. Însă rolul unui suport vizual, indiferent că este pregătit cu ajutorul PowerPoint, Prezi sau Keynote, este acela de a sprijini vorbitorul cu idei, imagini și informații concise, pe care audiența să le fixeze cu privirea, înțelegând și reținând astfel mai ușor mesajul.

EBW: Ce le transmiți antreprenorilor?

Cosmina Bucur: Să accepte că nu pot face totul singuri și că doar colaborând cu specialiști din diferite industrii pot atinge performanța. Și să se pregătească! Indiferent că aleg să facă asta singuri sau alături de un consultant. Să prețuiască fiecare apariție în fața unui public și să aloce resursele necesare pentru a avea o prestație din ce în ce mai bună.